1С: ЭДО

1С-ЭДО – это встроенный сервис электронного документооборота в программах 1С, обеспечивающий обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами и государственными органами напрямую из рабочего интерфейса без перехода в сторонние приложения. Сервис охватывает полный цикл от формирования и подписания документа до его архивации и предоставления по запросу ФНС.

БелИнфоНалог работает в IT-сфере с 2003 года и специализируется на внедрении программных продуктов 1С, электронной отчётности и информационной безопасности. За более чем двадцать лет работы наши специалисты помогли сотням организаций перейти на электронный документооборот и выстроить процессы в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Организация электронного документооборота с контрагентами и государственными органами

Обмен юридически значимыми документами в электронном виде

Снижение затрат на бумажный документооборот и ускорения бизнес-процессов

Обеспечени соответствия требованиям законодательства РФ

Что такое 1С-ЭДО

Электронный документооборот – это юридически значимый обмен документами в электронном виде, исключающий бумажные носители. 1С-ЭДО реализует этот процесс полностью внутри экосистемы 1С, документы передаются в формате xml, утверждённом ФНС, что обеспечивает их правовую силу без дополнительных действий. Помимо формализованных форматов, сервис поддерживает обмен неформализованными файлами – pdf, jpg, docx и другими, когда требуется передать произвольный документ.

Регистрация в сервисе бесплатна, оплачиваются только исходящие документы сверх включённого лимита. Входящие документы при этом бесплатны на любом тарифе, что особенно выгодно для компаний с большим входящим потоком от поставщиков. Неизрасходованный остаток комплектов переносится на следующий расчётный период, при условии заказа нового предоплаченного тарифа, поэтому тариф расходуется без потерь. Сервис 1С-ЭДО позволяет регистрировать и создавать учетные записи для любого количества организаций, плата взимается за исходящие комплекты документов в зависимости от условий тарифа, что удобно для холдинговых структур и групп компаний.

Интеграция с конфигурациями 1С

1С-ЭДО полностью интегрирован с типовыми конфигурациями: 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0, в том числе базовыми; 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11, в том числе базовыми; 1С:Комплексная автоматизация, а также 1С:ERP, 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой и многими другими.

Это означает, что подключить ЭДО можно прямо в той базе, в которой уже ведётся учёт, – без установки дополнительного программного обеспечения. Доступ к функциям сервиса открывается из стандартных рабочих мест, что сокращает время обучения сотрудников.

Воспользоваться 1С-ЭДО могут и компании, не использующие 1С в качестве основной системы учёта: для них предусмотрено подключение через веб-интерфейс. Для холдинговых структур сервис обеспечивает обмен документами как между собственными организациями в рамках одной группы, так и с внешними контрагентами.

Обмен документами

Сервис поддерживает отправку и получение счетов-фактур, УПД, накладных, актов и других первичных документов.

Счета-фактуры УПД Накладные Акты Перевозочные документы

Участники грузоперевозок могут создавать и подписывать электронные перевозочные документы – транспортные накладные – прямо в 1С. Если ранее отправленный документ содержит ошибку, 1С-ЭДО позволяет аннулировать или скорректировать его.

Сервис предусматривает обмен с контрагентами, использующими разных операторов ЭДО, благодаря автоматическому роумингу. Не нужно заключать отдельные соглашения для каждого оператора. Статусы ЭДО контрагентов отображаются в справочнике «Контрагенты», что позволяет видеть готовность партнёров к электронному обмену без переключения между разделами программы.

Электронная подпись и МЧД

Документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) – для работы подойдёт сертификат, который можно заказать в БелИнфоНалог.

Один электронный документ может быть подписан несколькими уполномоченными сотрудниками, если этого требует внутренний регламент компании.

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемые доверенности (МЧД) оформляются прямо в сервисе и делегируют право подписи конкретным сотрудникам без оформления бумажных доверенностей. В программах 1С поддерживается весь жизненный цикл МЧД. Полномочия и подписи проверяются автоматически.

Автоматизация учёта

1С-ЭДО автоматически создаёт учётные документы на основе входящих электронных документов, исключая ручной ввод данных и связанные с ним ошибки.

При этом сервис автоматически сопоставляет номенклатуру поставщика с номенклатурой организации, что критично при большом ассортименте и разных системах наименований у партнёров. Настройка индивидуальных правил обмена для каждого контрагента позволяет автоматизировать обработку документов с учётом особенностей конкретного партнёра.

Создание документов Учётные документы формируются на основе входящих электронных документов.

Сопоставление номенклатуры Сервис сопоставляет позиции поставщика с номенклатурой организации.

Индивидуальные правила Обработка документов настраивается с учётом особенностей конкретного контрагента.

Управление документооборотом

Персональная и массовая отправка приглашений контрагентам к обмену документами.
Отображение статусов ЭДО контрагентов в справочнике «Контрагенты» – видно, кто уже подключён к сервису.
Настройка индивидуальных правил обмена с каждым контрагентом: форматы, виды документов, маршруты согласования.
Поддержка операций с маркируемыми товарами: сервис обеспечивает передачу сведений в системы мониторинга в соответствии с действующими требованиями.
Изменения законодательства в области прослеживаемости товаров оперативно отражаются в обновлениях 1С-ЭДО – пользователи всегда работают в рамках актуальных норм.

Архив документов и работа с ФНС

Завершённые документы автоматически перемещаются в архив, откуда их можно быстро найти, выгрузить и распечатать.

Подготовка ответа для ФНС

Архив ЭДО позволяет оперативно подготовить ответ на требование ФНС: система автоматически формирует опись, что сокращает время на подготовку пакета документов для налоговой инспекции.

Электронное хранение

Хранение документов в электронном виде снижает не только прямые расходы на бумагу и печать, но и косвенные риски – штрафы, пени и потери при невозврате налогов из-за неправильно оформленных бумажных документов.

Преимущества 1С: ЭДО

Снижение затрат

Отказ от бумажного документооборота сокращает расходы на печать, хранение и доставку документов. Снижение затрат на документооборот заметно уже при среднем объёме исходящих документов

Ускорение процессов

Обмен юридически значимыми документами с контрагентами и государственными органами занимает минуты вместо дней – это напрямую влияет на скорость расчётов и закрытия сделок

Соответствие законодательству

Документы передаются в форматах, утверждённых ФНС, а обновления сервиса своевременно учитывают изменения нормативной базы

Удобство работы

1С-ЭДО работает напрямую из интерфейса программ 1С – нет необходимости переключаться между системами или обучать сотрудников работе с отдельным приложением

Тарифы и стоимость

Формат оплаты По подписке

В тариф входит Определённое количество исходящих комплектов документов в год

Сверх лимита Стоимость одного комплекта фиксирована и уточняется у менеджера

Быстрый электронный обмен документами сокращает сроки возмещения НДС и ускоряет поступление оплат от клиентов, поэтому экономический эффект от внедрения ЭДО, как правило, превышает стоимость подписки уже в первые месяцы работы.

Характеристики сервиса

Критерий	1С-ЭДО
Интеграция с 1С	Полная, без дополнительного ПО
Юридически значимые документы	Поддерживается
Поддержка разных операторов ЭДО	Автоматический роуминг
КЭП и МЧД	Поддерживается
Автоматизация учёта	Автоматическое создание и сопоставление документов
Архив документов	Автоматическое архивирование, быстрый поиск
Неформализованные документы	PDF, JPG, DOCX и другие форматы
Маркировка и прослеживаемость	Поддерживается
Входящие документы	Бесплатно на любом тарифе
Стоимость	По подписке, тарифы уточняйте у менеджера

Часто задаваемые вопросы

С какими конфигурациями 1С совместим сервис ЭДО?

1С-ЭДО совместим с широким перечнем типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой и другими. Подключение выполняется из стандартного интерфейса конфигурации – установка отдельного программного обеспечения не требуется. Если ваша конфигурация не входит в типовой перечень, наши специалисты проверят совместимость и подберут подходящее решение.

Какие операторы ЭДО поддерживаются в 1С-ЭДО?

Сервис поддерживает обмен документами через несколько операторов ЭДО, аккредитованных ФНС, благодаря механизму автоматического роуминга. Это означает, что ваши контрагенты могут работать через любого оператора – настраивать прямые соглашения с каждым из них не нужно. Роуминг настраивается автоматически при отправке приглашения контрагенту. Статус готовности партнёра к обмену отображается прямо в справочнике «Контрагенты» в вашей базе 1С.

Чем 1С-ЭДО отличается от Диадока и СБИС?

Главное отличие, полная интеграция с информационной базой 1С: документы формируются, подписываются и архивируются без выхода из привычного рабочего места. Диадок и СБИС – самостоятельные веб-сервисы, требующие ручного переноса данных между системами или настройки коннекторов. В 1С-ЭДО входящий документ автоматически создаёт документ учета в базе и сопоставляет номенклатуру поставщика с номенклатурой организации. Кроме того, при использовании 1С-ЭДО в рамках подписки 1С:ИТС часть функционала входит в стоимость сопровождения.

Какая электронная подпись нужна для работы с 1С-ЭДО?

Для подписания юридически значимых документов в 1С-ЭДО требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подойдёт сертификат, выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры России. Один документ может быть подписан несколькими уполномоченными сотрудниками, например, если внутренний регламент предусматривает согласование. Для сотрудников, которые подписывают документы от имени организации, в сервисе оформляются машиночитаемые доверенности (МЧД). БелИнфоНалог поможет подобрать и оформить нужный сертификат.

Какие документы можно передавать через 1С-ЭДО?

Через 1С-ЭДО передаются все основные виды первичной документации: счёта-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), накладные, акты выполненных работ и услуг. Помимо, формализованных форматов в xml, утверждённых ФНС, сервис поддерживает обмен неформализованными файлами – pdf, jpg, docx и другими. Участники грузоперевозок могут формировать и подписывать электронные перевозочные документы прямо в 1С. Если ранее отправленный документ содержит ошибку, его можно аннулировать или скорректировать без дублирования на бумаге.

Хотите так же? Бесплатная консультация и расчет под ваши требования

Наши специалисты готовы ответить на все ваши вопросы и подобрать оптимальное решение, соответствующее вашим требованиям

8 800 505-75-18